Negociaciones efectivas
Las bibliotecas, al igual que los individuos, negocian todo el tiempo y en todo tipo de situaciones. No solo negocian con proveedores de recursos impresos o digitales, sino también con su personal, sus directivos, sus usuarios y las autoridades de la institución que la alberga.
En este tipo de negociación por general no interviene como variable el dinero, solo implica relacionarse con el otro, ser empático, brindar satisfacción en la prestación de servicios, mejorar la convivencia en el espacio laboral, de manera que el equipo de trabajo desarrolle sus tareas desde la visión ganar-ganar, cediendo un poco sus exigencias y llegando así a un acuerdo de mutuo beneficio.
En esta época que vivimos, con la situación de pandemia es importante establecer puntos de encuentros entre la biblioteca y sus proveedores de recursos, sistemas de información, mobiliario, entre otros.
Entendemos que la negociación es un proceso social entre dos o más partes implicadas, de modo que cada actor de la negociación pueda comprenda las necesidades del otro, sus puntos de vista y comprometerse a llegar a un acuerdo entre las partes que beneficien a todos los participantes.
Si bien no existe una fórmula que podamos aplicar siempre en una negociación, existen algunas estrategias que aplicadas de una manera adecuada permiten que la negociación resulte exitosa para todos.
En todo proceso de negociación, como han establecido en 1980 Ury y Patton, las partes tienen que buscar ventajas de beneficio mutuo para llegar a un buen acuerdo. El método establecido por estos autores se conoce como método de negociación de Harvard y se basa en los siguientes elementos:
Posiciones: exigencias excluyentes que interfieren en una buena negociación. Cada parte interviniente busca su rentabilidad y no el beneficio mutuo.
- Intereses: un negociador inteligente formula una serie de preguntas que le permite entender la postura de su interlocutor, de esta manera puede tratar de buscar una posición de acercamiento de intereses.
- Necesidades: entender cuál es el objetivo de la negociación permite a los participantes a conectarse desde el punto de vista emocional y empatizar.
- Personas: los implicados, aunque defiendan su posición nunca deben dejar de ser cordiales entre sí.
- Confianza: hay que identificar el grado de confianza de las partes que participan en la negociación. Si la confianza entre partes no existe hay que tratar de fomentarla par que la negociación no llegue a un punto sin retorno.
- Alternativas: son las opciones que tiene cada parte de no llegar a un acuerdo para retirarse de la negociación. Las mismas deben explicitarse antes de comenzar a negociar para no causar incertidumbre o sorpresa al resto de los negociadores.
- Comunicación: debe emplearse una comunicación asertiva y empática, así todas las partes serán claros, impecables con las palabras y honestos con los mensajes.
- Acuerdos: la finalidad de toda negociación es alcanzar un acuerdo que beneficie y satisfaga a todas las partes.
Muchas bibliotecas adquieren bienes de todo tipo a través de un consorcio de bibliotecas, dónde a partir de la negociación se obtienen beneficios colectivos para todos los miembros. Estos consorcios se caracterizan por:
- Manejo adecuado del presupuesto de cada parte
- Adquisición de mejores recursos bibliográficos y físicos, disponibles para sus comunidades académicas
- Incremento del índice de satisfacción de sus usuarios
- Relaciones de ganar-ganar con sus proveedores que se reflejan a través de acuerdos duraderos de beneficio mutuo
Este tipo de consorcio siempre cuenta con líderes que se caracterizan por ser buenos negociadores, asertivos, empáticos, que cuidan y administran de manera eficiente el presupuesto de sus bibliotecas. No se trata de asumir una posición dominante sino de mutuo respeto y entendimiento de las realidades de cada participante y acordar de manera inclusiva para beneficiarlos a todos.