Memoria digital
Los archivos tienen como función primordial custodiar la memoria histórica así como la de gestionar de manera integral la información. Hoy todas las organizaciones producen gran cantidad de documentos digitales, los cuales reflejan las actividades que realizan habitualmente.
Los documentos electrónicos no tienen los mismos atributos que los documentos impresos y dependen de los diferentes software, comerciales o a medida que emplean para su edición. Por ese motivo, los archiveros están pendientes de los cambios tecnológicos, ya que eso les permite mantener la memoria digital de las organizaciones en las que se desempeñan.
Los especialistas ya no emplean más el concepto de “ciclo de vida de los documentos” y lo han reemplazado por el de “flujo continuo de registros”. Por eso es importante conocer el valor real de cada documento digital, y así, decidir si debe o no ser conservado.
De manera análoga que con sus pares los documentos impresos, los digitales también pueden ser expurgados, cuando el contenido de los mismos resulta obsoleto. Si en cambio, su contenido resulta valioso a lo largo del tiempo, deberán migrar a los formatos que se empleen en el momento, ya que de no tomar estas precauciones, se corre el riesgo de no poder acceder más a ellos.
Para gestionar con seguridad los documentos electrónicos se suele emplear la norma SGML (Standart Generalized Markup Language) que comenzó a desarrollarse en IBM a partir de 1969, denominándose en un primer momento GML (Generalized Markup Language). La finalidad de este lenguaje fue la de ayudar a la edición y conservación de la documentación empresarial en un formato electrónico transferible y gestionable.
La norma SGML se transformó en una norma ISO en 1986 y conocida como ISO 8879 y forma parte de un conjunto más amplio denominado Information Processing-Text and Office Systems.
Lo importante de esta norma es que permite la estructuración lógica de los documentos electrónicos para ser representado de una manera independiente de aplicaciones y sistemas.
La norma permite usar el Markup Language, o sea, el lenguaje de etiquetado, que son una serie de marcas que se le coloca al documento para codificar el texto. Este lenguaje especifica que marcas son admitidas, cuáles son indispensables, cómo se distinguen las marcas del texto y qué significa cada una de ellas.
Uno de los problemas que enfrentan los especialistas es si la gestión debe tener en cuenta al documento como entidad unitaria o si debe seguir un enfoque orientado a procesos. Por su parte, las bases de datos pueden ser consideradas como documentos en su conjunto o herramientas generadoras de documentos.
Estos son algunos de los desafíos que el nuevo profesional experimenta en su función de guardián de la memoria de su comunidad, en cuanto a competencias para desarrollar su trabajo de manera idónea.