Los documentos electrónicos
Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el cual su contenido se encuentra codificado mediante alguna codificación digital y que puede ser leído o reproducido mediante dispositivos específicos para tal fin.
La información digital es mucho más sencilla de alterar que su contraparte impresa. Sin embargo, el soporte digital tiene una esperanza de vida menor y requieren de la existencia de unas tecnologías para acceder a los mismos, la cual cambia a gran velocidad, incluso más que los formatos. Otra desventaja es que se deterioran con más facilidad, por lo que se pierde su contenido.
El tiempo entre que se producen los documentos digitales y la necesidad de diseñar una estrategia para preservarlos en mucho más corto en un entorno digital.
Ante la dimensión de este problema la UNESCO ha elaborado la Carta para la preservación del patrimonio digital, en la que se reconoce el peligro latente de la pérdida de los contenidos digitales, debido, entre otras cosas, a la obsolescencia de los equipos que generan y reproducen estos documentos, las diferentes versiones y los nuevos programas informáticos, la falta de legislación, y la inexperiencia en la conservación de este tipo de material.
Las organizaciones que tienen como función la creación y preservación de este tipo de material han aprendido a efectuar medidas desde el inicio de la producción por medio del uso de estándares, documentación, buenas gestiones de los ficheros y otras prácticas que agilizan la gestión y mantenimiento del material.
Podemos decir que un archivo de documentos electrónicos es un conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica y que se almacenan bajo un determinado formato; se puedo guardar en el disco duro de la PC, en un servidor o en algún otro medio de almacenamiento externo.
Como nos interesa la preservación de este tipo de material, lo más adecuado sería diseñar un plan en el que se podría tomar en cuenta las siguientes premisas:
- planificar y crear depósitos acordes con las directrices y normas internacionales de preservación.
- reglamento para el uso y manipulación de los documentos.
- planes de emergencia en caso de incendio o inundación.
- medidas de seguridad por robo que se deben ampliar a sistemas de seguridad informáticos contra intervenciones no autorizadas que puedan modificar los documentos.
- protección de los soportes de los agentes de deterioro físicos y bióticos.
- defensa de los documentos de los virus informáticos.
- reproducción de los documentos, para tener copias de seguridad y para luchar contra la obsolescencia.
- salvaguardar la especificación de las versiones de los formatos junto con los documentos para permitir su futura decodificación.
- migración de formatos.
- desarrollo de aplicaciones informáticas que emulen el funcionamiento del hardware y software obsoletos.
La preservación preventiva de los soportes que garantice la permanencia de la información es uno de los principios que rige la gestión de los archivos de documentos digitales.
Para este tipo de archivo se necesita la creación de depósitos de conservación adecuados, tanto físicos como lógicos para los originales y las copias, como contenedores y almacenes de estos depósitos seguros, siempre en óptimas condiciones.
Lo más conveniente es redactar un plan que permita manejar de manera eficiente la documentación electrónica, teniendo en cuenta todas las medidas necesarias para su conservación adecuada.