El aprendizaje es el proceso que transforma la información en conocimiento. Este conocimiento se acumula y codifica en mapas cognitivos y modelos mentales, modificando los existentes, así como, actuando en el desarrollo de la memoria y sobre todo de la experiencia; detecta y corrige errores a través de la acción desarrollada en la Unidad de Información y forma, finalmente, parte de la rutina.

Este proceso lo lleva acabo la Unidad de Información y sus integrantes y los resultados obtenidos les permiten mejorar su actividad, recursos y capacidades y tener así una mejor ventaja competitiva dentro del mercado conformado por las Unidades de Información.

El proceso de aprendizaje se inicia con la captación de la información por el sujeto que desarrolla una actividad. Es importante seleccionar los medios que se emplean para tal fin, así la información interna se hallará en documentos, informes y en la propia experiencia de todos los que se desempeñan en el lugar, mientras que la información externa proviene de diferentes proveedores de la información.

Por otra parte, es fundamental que el sujeto considere esta información, que la tenga en cuenta y no la olvide. Es importante, también, la reflexión, en la cual el sujeto analiza la nueva información, la relaciona con sus conocimientos previos, la procesa y sintetiza.

Finalmente, el sujeto interpreta, internalizar la nueva información ya reflexionada y la examina sus conocimientos y habilidades, y sus valores y principios. Así, una vez que la ha hecho suya, evalúa y valora el aporte que la misma en la situación actual y futura. Tanto si la evaluación es positiva o negativa se crea un nuevo conocimiento, que se integra en los modelos mentales y en la memoria del individuo, donde estarán disponibles para su uso cuando la situación lo requiera.

El conocimiento que se genera puede ser explícito, capaz de ser articulado, expresado y transmitido, y tácito, o sea, que es propio y difícil de transferir.

Una vez que el sujeto posee el conocimiento puede optar por utilizarlo o no. Si lo emplea se produce la implantación del mismo, y esto se observa en el cambio de conducta o mentalidad del sujeto. Al finalizar esta etapa se reinicia el ciclo del proceso de aprendizaje, el cual se caracteriza por ser continuo y acumulativo, se retroalimenta, de manera que los resultados de un proceso pueden servir de input o entradas para otro futuro proceso de aprendizaje.

El segundo proceso que se inicia se denomina espiral de conversión del conocimiento. El conocimiento se crea cuando se produce una transformación del conocimiento tácito de los individuos en explícito a nivel grupal e institucional.

La espiral del conocimiento es un proceso exponencial y dinámico, que parte del elemento humano y de su necesidad de contrastar y validar sus ideas y premisas. Es así como el individuo, a través de su experiencia crea conocimiento tácito, que conceptualiza y lo convierte en conocimiento explícito social.

Por lo tanto, el proceso se basa en el diálogo y la deliberación colectiva como en la reflexión individual, donde el lenguaje juega un papel fundamental, al ser el vehículo utilizado para transmitir sus experiencias y percibir los conocimientos tácitos que otros le trasladan.